CHAPITRE I – OBJET – ADMISSION – OBLIGATIONS DES MEMBRES
Article 1er – Objet
Le présent règlement intérieur est établi pour compléter les dispositions des statuts de l’Association Keur Samba Niébé Couly Diop.
Il a pour objet notamment de préciser les règles d’administration et de fonctionnement de l’Association et de la Caisse de solidarité.
Article 2 – Modalités d’adhésion
Les demandes d’adhésion comme membre actif ou membre associé sont adressées au Président du Bureau exécutif de l’Association.
Le candidat doit expressément s’engager, en signant un bulletin d’adhésion, à adhérer à l’association et à respecter les statuts et le règlement intérieur dont il aura, au préalable, pris connaissance. La demande est instruite par le Président du Bureau qui la soumet à la prochaine réunion du Comité Directeur en vue de la cooptation du candidat.
La décision de cooptation ou de rejet de la candidature est notifiée par le Président à l’intéressé qui reçoit également une carte de membre après s’être acquitté de sa cotisation d’adhésion s’il est accepté au sein de l’Association.
Article 3 – Membres d’honneur
Tout membre de l’Association peut proposer au Président l’attribution de la qualité de membre d’honneur à toute personne qui remplit les conditions définies aux statuts. Le Président doit soumettre la proposition au Président du Conseil Honoraire pour décision.
Article 4 – Obligations des membres
Les membres ne doivent entreprendre aucune action contraire aux intérêts de l’Association ou aux décisions de ses organes.
Les membres actifs doivent participer pleinement à la vie de l’Association. Ceux à qui des tâches spécifiques ont été assignées ainsi que les membres du Bureau doivent accomplir pleinement leur mandat.
Ils doivent notamment participer régulièrement (sauf excuse valable acceptée par l’Association ou cas de force majeure) aux réunions et rendre compte de leurs missions aux organes de l’Association.
Les membres doivent observer les règles de bienséance qui facilitent le travail en communauté, faire preuve d’un esprit de sacrifice et d’équipe et respecter le secret des délibérations, le cas échéant, ainsi que la discipline et les principes de démocratie au sein de l’Association.
CHAPITRE II – PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE
Article 5 – Démission
Toute décision de démission (retrait volontaire) de l’Association doit être notifiée par écrit contre décharge au Président. La démission est effective à compter de la date de la prochaine réunion du Comité Directeur, qui doit prendre acte de la décision et sous réserve des dispositions prévues à l’article 7.
Toutefois, est réputé démissionnaire le membre qui, après un simple rappel dûment notifié adressé à l’intéressé, ne s’est pas mis à jour du montant de sa (ses) cotisation (s) au plus tard à la clôture de l’exercice duquel il est débiteur de ce montant. Pour chaque exercice, la liste des membres considérés comme démissionnaires est communiquée par le Trésorier Général au Président, qui la fait entériner par le Comité Directeur.
Article 6 – Radiation
Le Comité Directeur peut prononcer la radiation d’un membre pour motif grave tel que le non-respect des obligations découlant des statuts et du présent règlement intérieur ou le détournement des deniers de l’Association. Dans ce dernier cas, la radiation est prononcée sans préjudice des poursuites judiciaires qui pourraient être engagés par l’Association contre le membre en cause.
Avant toute décision, de radiation, le règlement à l’amiable du problème sera privilégié. L’intéressé est au préalable entendu par le Comité Directeur sur les faits qui lui sont reprochés, en étant dûment convoquée à cet effet par ledit Comité. Toutefois, si le membre en cause ne défère pas à la convocation sans pouvoir invoquer une excuse valable acceptée par le Comité Directeur, celui-ci peut prononcer la radiation d’office. Le membre radié ne participe pas au vote de la décision ni aux délibérations. Il reçoit notification de la décision à sa dernière adresse connue.
Article 7 – Conditions communes
Le membre démissionnaire ou radié est tenu de s’acquitter de toutes ses obligations financières vis- à – vis de l’Association et des autres membres avant son départ ne puisse être considéré comme effectif.
CHAPITRE III – CONVOCATION ET DELIBERATION DES ORGANES
Section 1 – Convocation
Article 8 – Personne habilitée
Le Président de l’Association est chargé de la convocation des membres aux réunions du Bureau du Comité Directeur et de l’Assemblée Générale.
Article 9 – Délais
Les convocations sont adressées aux membres dans les délais prévus aux statuts, soit verbalement, soit par l’envoi d’un messager, soit par simple lettre selon les cas. Le Président peut, en outre, formuler des projets de résolution à voter au cours de ses réunions et les joindre aux convocations écrites, ainsi que des formules de pouvoir suivant le modèle établi par le Bureau et approuvé par l’Assemblée générale. Toutefois, en cas d’urgence, les membres peuvent être convoqués par écrit ou verbalement sans que les délais visés à l’alinéa 1 du présent article soient respectés.
Section 2 – Délibérations des organes
Article 10 – Présidence des réunions
Les réunions des organes de l’Association sont présidées par le Président du Conseil honoraire ou par le Président du Bureau exécutif du Comité Directeur de l’Association, qui organisent et dirigent les débats. Il est mis en place un bureau lors de chaque réunion de l’Assemblée générale composé du Président et d’un secrétaire de séance.
Article 11 – Vote
Les votes se font à main levée ou à bulletin secret. Un membre de l’Association ne peut être représenté que par un autre membre, le nombre de pouvoirs étant limité à trois (3).
Article 12 – Tenue des réunions
Lors de chaque réunion des organes de l’Association, il est tenu par le Secrétaire de séance, une feuille de présence mentionnant les noms et prénoms des membres présents ou représentés. La feuille de présence est communiquée à tout membre de l’Association qui en fait la demande.
Article 13 – Ordre du jour – Délibérations
Lors des réunions, le Président est tenu de faire adopter l’ordre du jour par les membres présents ou représentés. A cet effet, les membres peuvent proposer des amendements à l’ordre du jour avant son adoption. Tout membre de l’Association peut également obtenir l’inscription d’une question à l’ordre du jour, à condition d’en présenter la demande au Président.
Les décisions de l’Assemblée générale ou du Bureau exécutif du Comité Directeur font l’objet d’un procès-verbal signé par le Président du Conseil honoraire ou le Président de l’Association. Ce document est lu en début de séance lors de la réunion suivante pour adoption, puis consigné dans un registre spécial tenu à cet effet par le Président de l’Association. Le cas échéant, un relevé des diligences à accomplir y est annexé.
Les comptes rendus et procès-verbaux sont tenus à la disposition de chaque membre qui désire les consulter et font également l’objet d’une large diffusion auprès des membres de l’Association. Les copies des procès-verbaux doivent être certifiées conformes par le Président de l’Association pour être valables.
Article 14 – Missions spéciales
Toute mission régulièrement confiée à un ou plusieurs membres par les organes de l’Association donne lieu à un compte rendu verbal dans un délai de soixante-douze (72) heures et, si l’organe estime nécessaire, à un rapport écrit dans les quinze (15) jours qui suivent la fin de la mission. Les missions qui entrainent des dépenses et notamment celles devant s’exercer à l’intérieur du Sénégal doivent être prévues dans le budget.
Une indemnité forfaitaire peut être allouée aux membres investis de ces missions. Toutefois, les pièces justificatives de l’utilisation de cette indemnité les lesdits membres, dans le cadre de ces missions, doivent être fournies au Trésorier général dès la fin de ladite mission. De même, l’Association ne procède au remboursement des frais engagés par les membres pour son compte qu’à la condition que lesdits frais découlent de missions confiées par l’Association et qu’ils soient dûment justifiés par des pièces écrites.
CHAPITRE IV – DISPOSITIONS FINANCIERES ET COMPTABLES – CAISSE DE SOLIDARITE – CONTROLE
Section1 – Exercice social – Dépenses – Compte bancaire – Cartede membre
Article 15 – Exercice social
L’exercice social de l’Association court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Article 16 – Dépenses de l’Association
Les dépenses de l’Association sont constituées principalement par les achats de matériel et fournitures, les frais de gestion (entretien, réparation et maintenance, honoraires, rémunération du personnel salarié, le cas échéant, frais de missions, etc…), le financement des manifestations et activités diverses.
Articles 17 – Compte (s) bancaire (s)
Les ressources de l’Association peuvent être placées dans un ou plusieurs comptes bancaires ouvert au nom de l’Association auprès d’un établissement bancaire dûment agrée au Sénégal, ce à la diligence et sous la responsabilité du Président et du Trésorier général.
Article 18 – Cartes de membre
Le montant de la carte de membre actif ou de membre associé est fixé à 1000 FCFA.
Section 2 : – Caisse de Solidarité
Article 19 – Organisation
Il est mis en place une caisse de solidarité au bénéfice de tous les membres de l’Association, sous la responsabilité du Bureau, conformément aux règles ci-après définies : cotisation mensuelle de 2000 F CFA soit 24 000F CFA par an, par tous les membres. Les sommes cotisées resteront indisponibles pendant une période initiale de trois (3) mois. La Caisse de solidarité recevra également les libéralités émanant des membres de l’association ainsi que les ressources financières mobilisés auprès de certains partenaires au développement qui pourront servir dans l’accompagnement des Groupements de femmes et de jeunes.
Tout membre qui désire bénéficier d’un emprunt en vue de financer la réalisation d’un projet adresse une demande au Président du Bureau exécutif de l’Association. Les modalités de remboursement des sommes empruntées sont rigoureusement fixées d’un commun accord entre le Bureau et le membre emprunteur, qui peut également s’associer avec un autre membre considéré comme co-emprunteur.
La Caisse de solidarité peut participer à la prise en charge des frais médicaux de certains cas sociaux dont les demandes ont été préalablement examinées et approuvées par la Commission sociale qui soumet la décision au Président de l’Association pour validation. En Outre, en cas de décès, un appui financier peut être prévu selon des cas bien définis (décès ascendants, d’un conjoint ou d’un enfant biologique), pour soutenir les familles défavorisées. Un montant forfaitaire est arrêté par la Commission sociale qui, en relation avec le Président de l’Association, remet l’enveloppe à la famille.
Section 3 – Contrôle
Article 20 – Commissaire aux comptes
Le Commissaire aux comptes contrôle les comptes de l’Association ou mène toute mission d’investigation ou de vérification financière que lui confie l’Assemblée Générale. Il rend compte de sa mission à l’Assemblée Générale à qui il présente un rapport écrit.
CHAPITRE V – DISPOSITIONS FINALES
Article 21 – Modification
Le Comité Directeur peut proposer à l’Assemblée Générale qui les approuve la modification d’une ou de plusieurs dispositions du présent règlement intérieur.
Article 22 – Prise d’effet
Le présent règlement intérieur prend effet dès son approbation par l’Assemblée Générale.
Fait à Dakar, le 1er Janvier 2022
Le Président du Bureau
Approbation par l’Assemblée Générale ordinaire : le 1er janvier 2022.